Vollzeit | Unbefristet | 50968 Köln

Im Rahmen einer Altersnachfolge suchen wir, mit Wirkung zum nächstmöglichen Zeitpunkt, eine Vorstandsassistenz (m/w/d). In dieser Funktion bist du eine wichtige organisatorische Schaltstelle im Unternehmen, die dem Vorstand nicht nur den „Rücken freihält“, sondern dafür sorgt, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und Prioritäten klar gesetzt bleiben. Darüber hinaus repräsentierst du das Unternehmen nach innen und außen mit Professionalität, Charme und diplomatischem Geschick. Du möchtest dazugehören? Dann werde Teil unseres Teams.

Das erwartet dich

• Du unterstützt den Vorstand im administrativen und operativen Tagesgeschäft, führst den Email-Account, Kalender und beurteilst eigenständig die Vorgänge nach Dringlichkeiten und übernimmst dabei die Terminplanung und -überwachung.
• Die eigenverantwortliche Büroorganisation gehört ebenso zu deinen Aufgaben; hierzu zählen u.a. das Pflegen von Wiedervorlagen, die Erstellung von Gesprächsnotizen, die Reiseplanung und 
  Reisekostenabrechnung.
• Du bist für die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen inkl. der proaktiven Nach­verfolgung von Aufgaben zuständig.
• Du unterstützt den Vorstand bei der Erstellung von Präsentationen und Analysen.
• Du führst selbständig die interne und externe Korrespondenz.
• Du stellst einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Vorstand, Führungskräften und Teams sowie Kunden und externen Stakeholdern sicher.

Das bringst du mit

• Eine kaufmännische oder eine vergleichbare Ausbildung hast du erfolgreich abgeschlossen und verfügst bereits über eine mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position.
• Du bist ein Organisations- und Kommunikationstalent, bringst sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, Outlook, Powerpoint und Word) mit und verfügst über eine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise.
• Du hast ein freundliches, aufgeschlossenes und gepflegtes Auftreten und kannst souverän mit Geschäftspartnern, Führungskräften, Kollegen (m/w/d) und Mitarbeitenden umgehen.
• Die Fähigkeit, bei wechselndem Arbeitspensum zügig, strukturiert, professionell, selbstständig und lösungsorientiert Prioritäten zu setzen, sich sehr flexibel auf neue Themen einzustellen und einen kühlen Kopf zu bewahren, zeichnet dich aus.
• Du bist offen für Veränderungen, hinterfragst proaktiv Prozesse und bietest Lösungsansätze für die Verbesserung von Abläufen.
• Du beherrschst die deutsche Sprache einwandfrei und kannst problemlos in englischer Sprache kommunizieren.
• Deine Verschwiegenheit und Loyalität runden Dein Profil ab.